Seuran hallituksen helmikuun kokous pidettiin etäkokouksena 4.2.2021 kello 18–19.25. Seuraavassa tiivistelmä kokouksen pöytäkirjasta.
Paikalla: Vili Mononen (pj.), Emmi Salento (seuran siht.), Tuomo Palevaara (kokouksen sihteeri), Oskari Vahala (varapj), Kristian Nurmi, Teemu Virtanen
1. Kokouksen avaus
Puheenjohtaja Vili avasi kokouksen klo 18.00.
Hallituksen 2021 järjestäytymiskokouksessa päätettiin, että myös jäsenistö voi pyytää pääsyä mukaan kokoukseen ilmoittamalla siitä etukäteen seuran sihteerille. Seuran sihteeri Emmi kertoi, ettei jäseniltä ole tullut pyyntöjä päästä kokoukseen.
2. Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen, esityslistan ja edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen
Kokouksen alkaessa paikalla oli puheenjohtaja ja kaikki 5 hallituksen jäsentä, todettiin kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Hyväksyttiin esityslista kokouksen työjärjestykseksi.
Kokouksen sihteerinä toimii Tuomo.
Hyväksyttiin edellisen kokouksen pöytäkirja ja päätettiin, että pöytäkirja allekirjoitetaan sähköisesti.
3. Sopimus Iso-Melkuttimen sukelluspaikasta ja sukelluspaikan kunnostus 2021
Sukelluspaikan vuokrasopimus Metsähallituksen kanssa on umpeutunut v. 2020 lopussa. Teemu on lähettänyt Vilin luvalla MH:lle tiedustelun sopimuksen jatkamisesta. Metsähallituksen edustaja on vastannut, että luonnostelee uuden sopimuksen ja lähettää sen seuralle allekirjoitettavaksi.
Todettiin, että Iso-Melkuttimen tie on aurattu ainakin kerran.
4. Tähtiseura-auditoinnit
Seuramme on nuorten ja aikuisten Olympiakomitean tähtiseurana auditointivuorossa syksyllä 2021. Sukeltajaliiton auditointeja koordinoiva Nuorisovaliokunta ehdottaa meille auditointiajaksi marraskuuta 2021. Lisäksi ehdottivat, että seuramme nuorisotoiminta suoritettaisiin vertaisauditointina Keski-Uudenmaan Sukeltajien kanssa ja aikuistoiminta Salon Simppujen kanssa.
Päätettiin, että auditoimme nuorisotoiminnan ja aikuiset yhdessä. Tuomo kerää materiaalin vertaisauditoijille. Materiaali käsitellään hallituksen kokouksessa ennen sen lähettämistä eteenpäin.
5. Mahdollisen koronatuen hakeminen seuratoimintaan
1-2021 kokouksessa sovittiin, että Vili selvittää, onko mahdollista saada koronatukea seuran toimintaan. Vilin mukaan tämä ei ole mahdollista, koska toimintamme ei täytä avustuksen saamisen kriteereitä.
6. OKM:n seuratuen tilanne
Keräämme OKM:ltä saadun vuoden 2020 tukipäätöksen kriteerit täyttäviä kuluja. Kuluja ovat mm. Tervakosken vuoroihin käytetyt yli 2000 €.
7. Koulutusasiat
Kurssien hinnoittelu ja -hinnoitteluperiaatteet v. 2021 hyväksyttiin kouluttajapalaverissa tehdyn esityksen mukaisesti.
8. Flying Pier
P. Kiinteistöpalvelut Oy sponsoroi veneen kunnostusta 500 €:lla.
Venettä on alkuvuonna kunnostettu jo n. 300 talkootunnin verran. Vene on valtaosin maalattu. Siinä on uudet kaiteet, kulku, ankkuri-, haku-, sisä- ja työvalot, sähköjä on uusittu, kannelle on tehty uudet alumiiniset laatikot ja sukellusportaat.
Talkoot jatkuvat helmi- maaliskuun vaihteessa. Kiitos kaikille talkootöihin osallistuneille!
9. Muut asiat
9.1. Sääntömuutoksen tilanne
Esitetään seuran kevätkokoukselle, että seuran sääntöjen pykälään 9 tehdään seuraava lisäys:
“Yhdistyksen varsinaiseen ja ylimääräiseen kokoukseen voi osallistua sähköisesti tosiaikaisella etäyhteydellä, mikäli hallitus sen katsoo tarpeelliseksi. Ohjeet etäosallistumiseen on tällöin annettava kokouskutsussa. Hallitus päättää tapauskohtaisesti kokouksen etäosallistumisen ja siihen liittyvän etänä tapahtuvan äänestykseen osallistumisen teknisistä järjestelyistä.”
Yhdistyslain mukaan pelkkä etäosallistuminen ei normaalioloissa ole mahdollista, vaan fyysinen kokous on aina järjestettävä. Korona-aikana voimassa on kesäkuun 2021 loppuun saakka väliaikainen laki, joka sallii kokousten pitämisen täysin etänä, mutta jatkossa tämä ei ole mahdollista.
9.2. Jäsenasiat
Emmi esitteli jäsensihteeri Niinalta saamansa jäsentiedot. Seuralla on tällä hetkellä 246 (edellinen kokous 248) jäsentä. Liittyneitä on 1 ja eronneita 2.
Maksamattomia jäsenmaksuja tällä hetkellä 67 kpl. Ensimmäinen maksumuistutus lähtee Sukeltajaliitosta sähköpostina 23 vrk maksun muodostumisesta ja 46 vrk:n jälkeen postin kautta paperilaskuna.
Jäsensihteeri on tiedustellut, että voisiko seura muistuttaa jäseniä esim. FB:n seinällä jäsenmaksujen maksamisesta? Osalla saattaa mennä lasku roskapostiin.
Päätettiin antaa jäsensihteeri Niinalle seuramme Facebook-oikeudet, jotta hän voi laittaa asiasta muistutuksen Facebook-sivuillemme.
9.3. Palkitsemiset
1-2021 kokouksessa päätettiin, seura ottaa käyttöön Vuoden sukeltajan ja Vuoden uppopalloilijan palkinnon. Lisäksi elvytetään Vuoden norpan ja Vuoden norppaohjaajan palkinnot. Jokaiselle annetaan 50€ lahjakortti, laitesukeltajalle Scubamafiaan (Teemu hoitaa) ja muille Varuste.netiin tai muuhun vastaavaan liikkeeseen (Tuomo hoitaa).
Jäsenet voivat ehdottaa palkittavia nettisivuilla julkaistulla lomalleella. Palkittavat julkistetaan seuran kevätkokouksessa. Esityksiä on tähän mennessä tullut vasta alle parikymmentä.
9.4. Taloushallinnon järjestelyt
1.3.2021 siirrymme käyttämään uutta Fennoa-kirjanpitojärjestelmää, joka mahdollistaa rahastonhoitajan tehtävien siirtäminen kirjanpitäjällemme Suville. Fennoa-järjestelmä ei pysty käsittelemään nykyistä tilikarttaamme, joten Suvi muokkaa sitä sopivaksi yhdessä rahastonhoitajan tehtävistä luopuvan Jussin kanssa.
Laskutuskäytäntömme muuttuu 1.3. alkaen, eli kaikki laskut on toimitettava Fennoaan joko verkkolaskuna tai sähköpostilla. Paperilaskut lähetetään skannauspalveluun tai skannataan itse Fennoaan. Myös verkkolaskuosoitteemme muuttuu!
Todettiin, että OP Business -maksukortin hankkiminen pj. Vilille ja tilinkäyttöoikeuksien lisääminen Teemulle etenee. Emmi hoitaa asiaa pankin kanssa.
10. Sukeltajaliitto
Tuomon mukaan olemme saaneet Liitolta palautetta perhesukellusvuoroistamme, joka oli tarkoitettu seuramme jäsenten perheille. OKM:n seuratukea saavana seurana voimme tarjota palvelujemme vain seuramme jäsenille. Tuomo tiedottaa seuramme jäseniä asiasta.
11. Laitesukelluksen peruskurssi
P1-kurssi toteutetaan keväällä. Tuomo Palevaara toimii kurssin vastuukouluttajana.
12. Seuraavan kokouksen ajankohta
Seuraava kokous pidetään torstaina 11.3. klo 18. Sovittiin että Oskari tekee siihen esityslistan ja toimii vuorostaan sihteerinä.